5 basistips voor de organisatie van jouw event!

Je kent het wel… dat moment dat je moet beginnen bij de organisatie van een event (“Oh, nee, die drempel is wel erg hoog!”). Natuurlijk is niet ieder event hetzelfde.

Het begrip event is uiteenlopend van de jaarlijkse feestweek met 100 tot 500 bezoekers tot een groot event in de evenementenhal met 4000 bezoekers. Maar waar begin je dan eigenlijk, wat is de belangrijkste eerste stap?

Als het gaat om de organisatie van een event, zijn er een aantal basistips die je altijd doorloopt bij de organisatie van welk event dan ook!

1. Wat voor event?

Vooraf is het noodzakelijk dat je jezelf een aantal vragen stelt en deze invulling geeft. Dit vormt de basis van je te organiseren event.

Wat is de doelstelling van het event? Wat wil je bereiken met het event? Op basis van je doelstelling kun je een inschatting gaan maken hoeveel mensen er moeten komen en onder welke doelgroep deze mensen vallen. En aan de hand van het aantal mensen kun je offertes gaan aanvragen voor bijvoorbeeld cateraars (zie ook tip 4).

Welke naam krijgt het event? Bedenk een pakkende en gemakkelijk uit te spreken naam van het event. Kijk hierbij wat op dat moment populair is, maar ook welke thema je gaat gebruiken.

2. Planning organisatie event

Allerbelangrijkst in je planning is natuurlijk wanneer je het event wilt laten plaatsvinden. Als je een datum hebt geprikt, kijk dan goed of er in de regio niet soortgelijke events worden georganiseerd. Kijk ook of er geen speciale (feest)dag is op die dag. Een speciale (feest)dag hoeft natuurlijk niet per definitie slecht te zijn voor je event, wellicht kun je er iets ludieks mee doen.

Maximaal 8 weken voor de start van het event moet je beginnen met de marketing (zie top 5). Voor die tijd moeten zaken als line-up en dergelijke bekend zijn (zie tip 4). Trek hiervoor ruim tijd uit, want van ‘deadline-werken’ wordt niemand vrolijk. Houd er in je planning ook rekening mee dat wanneer je een artiest wilt boeken, je hier nooit vroeg genoeg mee kunt zijn. Agenda’s raken snel vol, vooral bij de populaire artiesten. Hier kan het zo zijn dat een agenda al voor een jaar vol zit op de beste dagen (vaak de zaterdag).

3. Waar gaat het event plaatsvinden?

Met het verwachte aantal bezoekers, de doelgroep die je voor ogen hebt en de doelstelling van het event kun je op zoek gaan naar een geschikte locatie. Denk hierbij in eerste instantie aan het aantal verwachte mensen, hiermee kunnen al een groot aantal locaties worden uitgesloten. Ga vooral niet voor een te kleine hal, maar zorg ook dat je een deel kunt afschermen, mocht de opkomst niet zijn zoals je verwacht (mensen hebben een gezelligere avond als ze denken dat het heel druk was, in plaats van een grote lege ruimte omdat de zaal te groot is). Denk er ook aan wat voor sfeer en uitstraling de locatie heeft. Past het bij de doelgroep en doelstelling die je voor ogen hebt, of moet je zelf nog in de steigers?

Naast een vaste locatie kun je er natuurlijk ook voor kiezen om een mobiele locatie, zoals een feesttent, te huren. Vaak komt hier wel meer bij kijken, omdat je hier ook zorg moet dragen voor de aankleding, zoals podium, techniek en een bar.

4. Wat wordt de invulling van het event?

Programma: Artiesten/Sprekers

Zorg voor een goede spreker of artiest. Hier komen de bezoekers op af. Heb je voor een bepaald thema gekozen, zorg dan dat de spreker of artiest hierop aansluit. Boekingskantoren kunnen je helpen de goede keuze te maken. Zij staan direct in contact met de juiste mensen en weten wat er op dat moment speelt op de markt.

Catering

Catering is bijna net zo belangrijk als je line-up. Een artiest kan nog zo goed zijn, maar een doodgeslagen biertje wordt niet vergeten en drukt een negatieve stempel op het event.

In bepaalde locaties kan de locatie hierin voorzien en is dit aanwezig. Zorg er dan wel goed voor dat je hierover goede afspraken hebt gemaakt. Is deze omzet voor de locatie, deel je in omzet of is de gehele omzet voor jouw als organiserende partij.

Als je bijvoorbeeld een tent huurt, dan moet je zelf aan de gang met catering. Er zijn veel partijen die dit volledig voor je uit handen kunnen nemen. Zij verzorgen alles wat je nodig hebt, van de tap tot alle dranken. Ook hier is het wel belangrijk dat je de afspraken vooraf maakt.

Denk er ook aan of je bijvoorbeeld een frietkraam buiten wilt hebben staan, of als een locatie hierin voorziet of je dit wel of niet wilt.

Toeleveranciers

Wil niet alles zelf doen! Externe partijen hebben niet voor niets expertise in een bepaalde markt. Nodig toeleveranciers uit bij een meeting tijdens de voorbereiding. Een bedrijf in techniek kan bijvoorbeeld goed meedenken als het gaat om audio en licht bij de vormgeving van het event. Zij weten precies wat wel en wat niet kan. Vraag tijdig offertes aan bij dit soort partijen.

5. Hoe promoot je het event?

Start minimaal 8 weken voor het event met de marketing van je event. Voor een event worden er veelal Social Media afbeeldingen (‘visuals’), flyers en posters ontworpen. Deze kunnen voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Denk er ook om dat je vroegtijdig entreekaarten laat ontwerpen en bestellen.

Voor de promotie van het event kun je starten met het aanmaken van een ‘evenement’ op Facebook. Let hierbij goed op de instelling! Je tuinfeest wil je natuurlijk niet openbaar maken met het gevaar dat er 200 mensen op af komen. Via deze weg kun je ook een indicatie krijgen hoeveel mensen er geïnteresseerd zijn in je event. Voor regionale events kun je denken aan borden langs de weg en de plaatselijke krant en radiozender. Voor grote events kun je kijken wat er mogelijk is met zendtijd op televisie en radio. Hier is echter wel een groot budget voor nodig. Een slimme tip hierbij is om een Drive In Show van een bekend radiostation te boeken. Vaak geven zij zendtijd, ter promotie van het event, gratis weg bij de boeking.

Vergeet tot slot niet je bedrijf te promoten op het event zelf. Dit kun je bijvoorbeeld doen door middel van schermen op het podium. Hier kan je tevens logo’s van sponsoren op afspelen (sponsorgeld is altijd fijn bij de organisatie van een event).

Tot slot

Evalueer je event met alle betrokken partijen en bedenk of je een follow-up wilt. Wellicht heb je al een volgend event. Vergeet deze niet te promoten op het event dat je nu organiseert door deze bijvoorbeeld ook te tonen op de schermen op het podium.

Manouk – Boekingen en Events
Gepubliceerd op: 20-3-2017